Sociedades mercantiles

Todos los empresarios que lleven su contabilidad según las disposiciones del Código de Comercio deberán elaborar los siguientes documentos contables: un Libro Diario y un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

El artículo 27 del Código de Comercio establece la obligación de presentar dichos libros ante el Registro Mercantil provincial del lugar donde tenga su domicilio la empresa.

Este es el proceso de legalización de libros: la obligación de llevar los referidos libros al Registro Mercantil para que éste anote la presentación en sus propios registros y diligencie y selle los libros presentados. Es un trámite diseñado para dar autenticidad al contenido de dichos libros.

En el Registro Mercantil, se realizan dos procesos de legalización:

• Presentación de libros en blanco (legalización “a priori”): antes de su utilización se llevará de forma física, en papel, el libro en blanco al Registro Mercantil. Práctica cada vez menos habitual debido a la utilización de los formatos digitales.
• Presentación de hojas encuadernadas (legalización “a posteriori”): presentación del libro al Registro una vez cumplimentado. Es posible la presentación en formato digital de los libros, grabados en disquete o CD.

Registro Mercantil correspondiente al domicilio social la empresa (direcciones de Registros Mercantiles).

Sociedades cooperativas: este tipo de entidades legalizarán sus libros societarios ante el área o dependencia de Trabajo y Asuntos Sociales de la Delegación o Subdelegación del Gobierno correspondiente al domicilio social, que actuarán por delegación del Registro de Sociedades Cooperativas, salvo que el propio Registro correspondiente tenga la competencia para legalizarlos en su ámbito territorial.

Legalización "a priori": antes de ser usado el libro en blanco.

Legalización "a posteriori": 4 meses desde el cierre de ejercicio.

Junto a los Libros a legalizar en el Registro Mercantil se presentará una solicitud por duplicado donde constará:

• Identificación del empresario;
• La relación de los libros cuya legalización se solicita, indicando si se encuentran en blanco o si han sido formados mediante la encuadernación de hojas ya anotadas, así como del número de folios u hojas de que se compone cada libro;
• La fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita.

Mediante el procedimiento electrónico el proceso de legalización es “a posteriori”, es decir, se presentan por internet una copia del contenido de los libros ya cumplimentados.

Colegio de Registradores: www.registradores.org (es necesario certificado digital y uso del programa Legalia, además de la plataforma online de dicha página).

Obligatorio para todas las sociedades.

Mientras no se certifique al Registro que un libro está agotado, éste no procederá con la legalización del siguiente del mismo tipo. Con la posibilidad de legalizar libros por Internet, hay que comprobar si existe un libro del mismo tipo legalizado “a priori” en blanco, pues hasta que no se certifique por el órgano de administración de la sociedad que ese libro ya se ha agotado, el Registro denegará una nueva legalización telemática del mismo tipo de libro.

En la legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, cuyo trámite de presentación en el Registro es de periodicidad anual, se debe indicar la fecha de cierre de ejercicio del último Libro legalizado del mismo tipo.